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# Smart Desk Agent

> Erstellen Sie einen Sprachassistenten, der häufig gestellte Fragen aus Ihrer Wissensdatenbank beantwortet.

Erstellen Sie einen Sprachassistenten, der häufig gestellte Fragen aus Ihrer Wissensdatenbank beantwortet. Laden Sie Ihre FAQ-Inhalte hoch oder fügen Sie sie als Text ein -- der Agent bearbeitet Anrufer-Anfragen rund um die Uhr mit präzisen, konsistenten Antworten.

## Grundeinstellungen

Hier legen Sie die Identität und Persönlichkeit Ihres Sprachassistenten fest. Diese Einstellungen bestimmen, wie sich Ihr Assistent vorstellt und wie er für Anrufer klingt.

### Agent-Name

Ein beschreibender Name, mit dem Sie diesen Assistenten in Ihrem Dashboard wiedererkennen. Dieser Name ist nur für Sie und Ihr Team sichtbar -- Anrufer hören ihn nicht.

<Tip>
  Wählen Sie einen Namen, der den Zweck des Assistenten widerspiegelt, z.B. *"Kundensupport FAQ"* oder *"Vertriebs-Hotline Bot"*.
</Tip>

### Begrüßungsnachricht

Dies ist der allererste Satz, den Ihr Assistent spricht, wenn er einen Anruf entgegennimmt. Er bestimmt den Ton für das gesamte Gespräch und hilft dem Anrufer zu verstehen, mit wem er spricht.

**Was macht eine gute Begrüßungsnachricht aus?**

* Halten Sie sie kurz und freundlich (1-2 Sätze)
* Stellen Sie das Unternehmen oder die Abteilung vor
* Laden Sie den Anrufer ein, seine Frage zu stellen

<Accordion title="Beispiele für Begrüßungsnachrichten">
  - *"Hallo! Willkommen beim Acme Support. Wie kann ich Ihnen helfen?"*
  - *"Guten Tag, Sie haben die Informationshotline von Schmidt & Co. erreicht. Was möchten Sie wissen?"*
  - *"Willkommen! Vielen Dank für Ihren Anruf. Ich bin hier, um Ihre Fragen zu beantworten."*
</Accordion>

<Warning>
  Vermeiden Sie sehr lange Einleitungen -- Anrufer möchten schnell zum Punkt kommen. Verzichten Sie auf Fachbegriffe, die den Anrufer verwirren könnten.
</Warning>

### Stimme

Wählen Sie die synthetische Stimme, die Ihr Assistent zum Sprechen verwenden soll.

* **Natürlichkeit:** Manche Stimmen klingen menschlicher als andere
* **Sprache & Akzent:** Stellen Sie sicher, dass die Stimme zur erwarteten Sprache Ihrer Anrufer passt
* **Markenpassung:** Ein professionelles Dienstleistungsunternehmen bevorzugt vielleicht eine ruhige, klare Stimme

## Wissensdatenbank

Dies ist die Wissensbasis, die Ihren Sprachassistenten antreibt. Die Inhalte, die Sie hier bereitstellen, nutzt der Assistent, um Anruferfragen zu beantworten.

### Wie es funktioniert

Wenn ein Anrufer eine Frage stellt, durchsucht die KI die von Ihnen bereitgestellten Inhalte nach der relevantesten Antwort. Daraus formuliert sie eine natürlich klingende, gesprochene Antwort.

<Info>
  Der Assistent kann keine Fragen zu Themen beantworten, die nicht in Ihren Inhalten abgedeckt sind. Falls eine Frage außerhalb des bereitgestellten Wissens liegt, teilt der Assistent dem Anrufer höflich mit, dass er diese Information nicht hat.
</Info>

### Text eingeben

Geben Sie Ihre FAQ-Inhalte direkt in das Textfeld ein oder fügen Sie sie ein.

**Best Practices:**

* Verwenden Sie ein klares **Frage-Antwort-Format**, damit die KI Fragen und Antworten leicht zuordnen kann
* Decken Sie die **häufigsten Fragen** ab, die Ihre Anrufer typischerweise stellen
* Fügen Sie relevante Details wie Öffnungszeiten, Adressen, Preise, Rückgaberichtlinien usw. hinzu
* Schreiben Sie Antworten so, wie Sie sie gesprochen hören möchten

<Accordion title="Beispielformat">
  ```
  F: Was sind Ihre Öffnungszeiten?
  A: Wir haben Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr geöffnet.

  F: Wo befindet sich Ihr Büro?
  A: Unser Büro ist in der Hauptstraße 123, Innenstadt.

  F: Bieten Sie kostenlosen Versand an?
  A: Ja, wir bieten kostenlosen Versand für alle Bestellungen über 50 Euro.
  ```
</Accordion>

### Dokument hochladen

Alternativ können Sie eine PDF- oder TXT-Datei mit Ihren FAQ-Inhalten hochladen.

**Unterstützte Formate:**

* **PDF** -- Standarddokumente, Broschüren, Handbücher
* **TXT** -- Reine Textdateien

**Maximale Dateigröße:** 15 MB

<Tip>
  Stellen Sie sicher, dass der Text in Ihrem PDF markierbar ist (kein gescanntes Bild). Gut strukturierte Dokumente mit Überschriften und klaren Abschnitten funktionieren am besten.
</Tip>

## Anrufweiterleitung

Die Anrufweiterleitung ermöglicht es Ihrem Sprachassistenten, Anrufer an eine reale Person weiterzuleiten, wenn die Situation menschliche Aufmerksamkeit erfordert.

### Wie es funktioniert

Während eines Gesprächs prüft die KI, ob die Anfrage des Anrufers mit einer Ihrer Weiterleitungsregeln übereinstimmt. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, informiert der Assistent den Anrufer, dass er verbunden wird, und leitet den Anruf dann an die angegebene Telefonnummer weiter.

### Aktivieren / Deaktivieren

Verwenden Sie den Schalter oben, um die Anrufweiterleitung ein- oder auszuschalten. Wenn deaktiviert, leitet der Assistent niemals Anrufe weiter, selbst wenn Regeln definiert sind.

### Weiterleitungsregeln

Jede Regel besteht aus drei Teilen:

**Absicht (Wann weiterleiten)**

Beschreiben Sie die Situation oder Anfrage des Anrufers, die eine Weiterleitung auslösen soll.

<Accordion title="Beispiele für Absichten">
  * *"Der Anrufer möchte mit einem Mitarbeiter sprechen"*
  * *"Der Anrufer hat eine Beschwerde zur Abrechnung"*
  * *"Der Anrufer fragt nach einem individuellen Enterprise-Tarif"*
  * *"Der Anrufer meldet einen Notfall oder ein dringendes Problem"*
</Accordion>

**Beschreibung**

Eine kurze Bezeichnung für Ihre eigene Referenz. Diese wird nicht von der KI verwendet.

**Telefonnummer (Wohin weiterleiten)**

Die Telefonnummer im vollständigen internationalen Format (z.B. `+4930123456789`).

### Mehrere Regeln

Sie können beliebig viele Weiterleitungsregeln hinzufügen. Die KI bewertet alle aktiven Regeln während jedes Gesprächs.

<Tip>
  Beginnen Sie mit 2-3 Regeln für die häufigsten Weiterleitungsszenarien. Testen Sie Ihre Regeln mit Testanrufen nach der Einrichtung.
</Tip>

## Nachbearbeitung

Die Nachbearbeitung definiert, was nach Beendigung eines Anrufs geschieht.

### Wie es funktioniert

Nach jedem Anruf führt das System automatisch folgende Schritte durch:

<Steps>
  <Step title="Transkription">
    Transkription des gesamten Gesprächs (sowohl Anrufer als auch Assistent)
  </Step>

  <Step title="KI-Zusammenfassung">
    KI-generierte Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten, gestellten Fragen und gegebenen Antworten
  </Step>

  <Step title="E-Mail-Versand">
    Versand der Zusammenfassung per E-Mail an die von Ihnen angegebene Adresse (falls konfiguriert)
  </Step>
</Steps>

### E-Mail für Anrufzusammenfassung

Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie Anrufzusammenfassungen erhalten möchten. Dieses Feld ist **optional** -- wenn Sie es leer lassen, werden Transkription und Zusammenfassung trotzdem intern erstellt, aber nicht per E-Mail verschickt.

**Anwendungsfälle:**

* **Kundenservice-Leitung** erhält eine tägliche Übersicht aller FAQ-Anrufe
* **Vertriebsteam** wird sofort über eingehende Anfragen benachrichtigt
* **Qualitätssicherung** prüft KI-Antworten auf Genauigkeit und Tonfall

<Tip>
  Sie können ein gemeinsames Team-Postfach verwenden (z.B. `support@ihrefirma.de`), damit mehrere Personen die Zusammenfassungen einsehen können.
</Tip>

### Was in der Zusammenfassung enthalten ist

Jede E-Mail-Zusammenfassung enthält typischerweise:

* **Datum und Uhrzeit** des Anrufs
* **Vollständiges Transkript** des Gesprächs
* **KI-generierte Zusammenfassung** der besprochenen Hauptthemen
* **Anruferabsicht** -- was der Anrufer erreichen wollte
* **Ergebnis** -- ob die Frage beantwortet, weitergeleitet oder ungelöst blieb