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Überblick

Mit der Calendly-Integration kann Ihr Voice Agent freie Termine für Ihre Calendly-Termintypen (event types) prüfen und Termine direkt buchen. Calendly ist ein reines Buchungs-Tool: Der Agent fragt verfügbare Slots ab und bucht den vom Anrufer gewählten Termin für den konfigurierten Termintyp. Anders als bei der Outlook-Integration (nur OAuth) gibt es bei Calendly zwei Verbindungsarten: den empfohlenen OAuth-Flow und ein persönliches Zugriffstoken (PAT). Sie verbinden Calendly einmal und erstellen daraus anschließend die gewünschten Termin-Tools.
Sicherheit: Beim OAuth-Flow werden Sie zu Calendly weitergeleitet, um den Zugriff zu bestätigen. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt auf dem Server gespeichert und sind nur für Ihren Account zugänglich.

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Integration einrichten

  1. Öffnen Sie die Tools-Seite in der Sidebar
  2. Klicken Sie auf Create tool (Tool erstellen) und wählen Sie Calendly
  3. Wählen Sie im Dialog die Verbindungsart - Mit Calendly verbinden (OAuth, empfohlen) oder Persönliches Zugriffstoken

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Mit Calendly verbinden (OAuth)

Empfohlen. OAuth gewährt einen eingeschränkten, jederzeit widerrufbaren Zugriff mit rotierenden Token.
  1. Wählen Sie Mit Calendly verbinden und klicken Sie auf Connect Calendly - es öffnet sich ein neues Tab mit dem Calendly-Zustimmungsbildschirm
  2. Folgen Sie dem OAuth-Flow von Calendly und bestätigen Sie den angeforderten Zugriff
  3. Nach der Zustimmung kehren Sie automatisch zur Tools-Seite zurück und können die Termintypen auswählen

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Persönliches Zugriffstoken (PAT)

Für Fälle, in denen OAuth nicht in Frage kommt (z. B. interne Richtlinien). Wählen Sie im Dialog Persönliches Zugriffstoken und folgen Sie diesen Schritten:
  1. Melde dich bei Calendly an und öffne Integrationen & Apps > API und Webhooks (calendly.com/integrations/api_webhooks).
  2. Klick unter Persönliche Zugriffstoken auf Neues Token generieren.
  3. Gib dem Token einen Namen, zum Beispiel “AI Pro Sprachassistent”, und klick auf Token erstellen.
  4. Kopier das Token sofort - Calendly zeigt es dir nur ein einziges Mal an.
  5. Füg es unten im Feld Zugriffstoken ein und klick auf Verbinden.
Dieses Token gibt vollen Zugriff auf dein Calendly-Konto und läuft nicht ab. Du kannst es aber jederzeit auf derselben Calendly-Seite wieder widerrufen. Wenn du lieber einen eingeschränkten und leicht widerrufbaren Zugang möchtest, nimm “Mit Calendly verbinden” (OAuth).

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Nach dem Verbinden

Unabhängig von der Verbindungsart geht es danach gleich weiter:
  1. Wählen Sie einen oder mehrere Termintypen (event types) aus, die für den verbundenen Account erstellt werden sollen
  2. Hinterlegen Sie eine Standard-Buchungs-E-Mail - diese ist für Buchungen erforderlich, da die E-Mail nicht zuverlässig per Sprache erfasst werden kann. Calendly versendet seine Bestätigung an diese Adresse
  3. Klicken Sie auf Create
  4. Öffnen Sie den gewünschten Voice Agent und wechseln Sie in den Tools-Tab. Aktivieren Sie dort die Calendly-Tools für diesen Agent
Gemeinsame Tools: Wie alle Tools stehen auch die Calendly-Tools nach dem Erstellen global zur Verfügung. Sie müssen sie pro Voice Agent nur noch im Tools-Tab aktivieren. Mehr dazu unter Tools.

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Verfügbare Tools

Beim Verbinden werden bis zu zwei Tools angelegt:

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calendly_get_availability

Prüft freie Termine für den konfigurierten Calendly-Termintyp. Typischer Einsatz: Der Anrufer fragt nach freien Terminen, bevor er bucht.

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calendly_book_appointment

Bucht einen Termin für den konfigurierten Calendly-Termintyp. Typischer Einsatz: Der Anrufer hat einen freien Slot gewählt und der Termin wird gebucht.
Keine Tool-Parameter: Telefonnummer und E-Mail sind keine Tool-Parameter - die Nummer kommt aus dem Anruf, die E-Mail aus der hinterlegten Standard-Buchungs-E-Mail.
Typischer Ablauf: Kombinieren Sie beide Tools - der Voice Agent ruft zuerst calendly_get_availability auf, um freie Slots zu nennen, und bucht den vom Anrufer gewählten Termin anschließend mit calendly_book_appointment (die start-Zeit unverändert übernommen).

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Mehrere Termintypen

Ist das Tool mit mehr als einem Calendly-Termintyp konfiguriert, wird in beide Schemata ein zusätzlicher Pflicht-Parameter event_type injiziert. Bei einem einzigen Termintyp entfällt er - der Termintyp wird dann serverseitig gebunden.
Buchung nicht möglich: Bei Termintypen mit erforderlichen benutzerdefinierten Fragen müssen Anrufer Pflichtfragen beantworten, die der Assistent noch nicht erfassen kann - Buchungen schlagen daher fehl. Für Buchungen eignet sich eine Terminart ohne Pflichtfragen; für Verfügbarkeitsabfragen funktioniert sie weiterhin. Solche Termintypen werden auf der Einrichtungsseite gekennzeichnet.