Werkstatt-Termine (TKP)

Überblick

Mit der Werkstatt-Termine Integration (TKP) kann Ihr KI-Sprachassistent automatisch Werkstatt-Termine für Ihre Bestandskunden vereinbaren. Der Assistent sucht den Kunden anhand seines KFZ-Kennzeichens, bietet die verfügbaren Dienstleistungen an, findet freie Termine und bucht den gewünschten Termin — vollständig automatisiert per Telefon.

Aktueller Stand: Die Integration unterstützt derzeit Bestandskunden, die bereits in Ihrem Werkstatt-System (TKP/soft-nrg) erfasst sind. Wird ein Anrufer nicht gefunden, wird er an einen Mitarbeiter weitergeleitet.

Voraussetzungen

Bevor Sie Werkstatt-Termine einrichten können, benötigen Sie:

1. JWT OAuth-Anbieter anlegen

Sie benötigen einen JWT OAuth-Anbieter mit den Zugangsdaten (Fingerprint) von soft-nrg / TKP. Erstellen Sie diesen unter OAuth-Anbieter. Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier: OAuth-Anbieter Dokumentation - Beispiel: TKP

2. KI-Sprachassistent (Voice Agent) erstellen

Falls noch nicht vorhanden, erstellen Sie einen neuen Sprachassistenten. Sie können dafür die vorgefertigte Vorlage “Werkstatt-Termine (Bestandskunden)” verwenden.

Einrichtung Schritt für Schritt

Navigieren Sie in Ihrem Sprachassistenten zu Tools -> Werkstatt-Termine.

Schritt 1: Name und OAuth-Anbieter

Name des Tools: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen (z.B. “BMW Autohaus München”).
OAuth-Anbieter: Wählen Sie den zuvor erstellten JWT OAuth-Anbieter aus.

Nach Auswahl des OAuth-Anbieters werden automatisch die verfügbaren Filialen (Branches) geladen.

Schritt 2: Filiale (Branch) auswählen

Wählen Sie die Filiale, für die der Sprachassistent Termine verwalten soll.

Wichtig: Die gewählte Filiale wird für alle Funktionen dieses Tools verwendet — Kundensuche, Terminsuche, Terminbuchung usw. finden immer in dieser Filiale statt. Wenn Sie mehrere Filialen betreiben, erstellen Sie für jede Filiale einen eigenen Sprachassistenten mit eigenem Werkstatt-Termine Tool und eigener Telefonnummer.

Schritt 3: Leistungen auswählen

Siehe den nächsten Abschnitt Leistungen für Details.

Schritt 4: Funktionen auswählen

Im letzten Schritt wählen Sie aus, welche Funktionen Ihr Sprachassistent nutzen darf. Die Funktionen sind in drei Gruppen unterteilt:

Gruppe	Funktion	Beschreibung	Anwendungsbeispiel
Terminverwaltung	Terminsuche & Filter	Sucht verfügbare Zeitfenster und filtert nach Datum, Tageszeit usw.	Kunde möchte einen Termin vereinbaren — der Assistent sucht freie Zeitfenster passend zum Wunschdatum und zur Tageszeit.
	Termin erstellen	Bucht einen neuen Werkstatt-Termin für den Kunden.	Kunde hat einen passenden Termin gewählt und bestätigt — der Assistent bucht den Termin im System.
	Termin abrufen	Ruft Details zu einem bestehenden Termin ab (Status, Datum, Leistungen).	Kunde ruft an und fragt: “Ist mein Auto abholbereit?” — der Assistent prüft den Status des Termins.
	Termin stornieren	Storniert einen bestehenden Termin. Benötigt den Terminschlüssel.	Kunde ruft an und möchte seinen Termin absagen — der Assistent sucht zuerst den Termin per Telefonnummer und storniert ihn nach Bestätigung.
Fahrzeug & Kunde	Kundenfahrzeuge suchen	Sucht Bestandskunden anhand des KFZ-Kennzeichens.	Kunde nennt sein Kennzeichen — der Assistent findet das Fahrzeug und bestätigt Marke und Modell.
Werkstatt-Informationen	Filialen abrufen	Listet alle verfügbaren Werkstatt-Filialen auf.	Kunde fragt: “Haben Sie noch einen anderen Standort?” — der Assistent nennt die verfügbaren Filialen.
	Leistungen abrufen	Ruft die Liste der verfügbaren Dienstleistungen ab.	Kunde fragt nach einem Service — der Assistent prüft, welche Leistungen in der Filiale angeboten werden.

Achtung — Termin stornieren: Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie “Termin stornieren” aktivieren, kann der Sprachassistent Termine auf Kundenwunsch stornieren. Verwenden Sie diese Funktion mit Vorsicht und auf eigenes Risiko. Stellen Sie sicher, dass Ihr Prompt eine ausdrückliche Bestätigung vor der Stornierung verlangt.

Leistungen (Dienstleistungen)

Im Tab “Leistungen” sehen Sie alle Dienstleistungen, die in Ihrer Filiale verfügbar sind. Hier wählen Sie aus, welche davon über den Sprachassistenten buchbar sein sollen.

Technische Einschränkung: Wenn Sie eine Dienstleistung hier nicht auswählen, kann der Sprachassistent für diese Leistung keinen Termin buchen — auch dann nicht, wenn der Kunde danach fragt. Die Auswahl bestimmt, welche Leistungen dem KI-Modell überhaupt zur Verfügung stehen.

Beispiel: Wenn Ihr Autohaus 25 verschiedene Dienstleistungen anbietet, Sie aber nur Räderwechsel über den Sprachassistenten anbieten möchten, wählen Sie nur “Räderwechsel (eingelagert)” und “Räderwechsel (nicht eingelagert)” aus.

Empfehlung: Wir empfehlen dringend, alle ausgewählten Dienstleistungen auch im Prompt Ihres Sprachassistenten zu beschreiben. Viele Dienstleistungen haben standardmäßig keine ausführliche Beschreibung (z.B. “Service Standardumfang” oder “UVV”). Ohne klare Beschreibung im Prompt kann das KI-Modell die Zuordnung nicht korrekt vornehmen und ordnet Kundenanfragen möglicherweise der falschen Leistung zu.

Warum ist das wichtig?

Wenn ein Kunde “Ölwechsel” sagt und keine klare Zuordnung definiert ist, könnte das KI-Modell dies fälschlicherweise als “Service Standardumfang” interpretieren.
Bei Leistungen wie “UVV” oder “Anschreiben, Aktionen” weiß das KI-Modell ohne Erklärung nicht, was gemeint ist.
Im Prompt können Sie explizit festlegen, welche Kundenanfragen welcher Leistung zugeordnet werden sollen.

Hinweis: Kundendaten (Name, Telefonnummer, E-Mail) werden bei der Terminbuchung automatisch aus dem Suchergebnis übernommen. Der Sprachassistent sieht diese Daten nicht und gibt sie nicht preis — er bestätigt nur Marke und Modell des Fahrzeugs.

So funktioniert ein Anruf

Der typische Ablauf eines Anrufs mit Werkstatt-Terminbuchung:

Nr.	Schritt	Was passiert
1	Begrüßung	Der Assistent begrüßt den Kunden und fragt nach dem KFZ-Kennzeichen.
2	Kundensuche	Das Kennzeichen wird im Werkstatt-System gesucht. Bei Treffer wird nur Marke und Modell zur Bestätigung genannt. Bei mehreren Fahrzeugen wählt der Kunde aus. Nicht gefunden? -> Weiterleitung an Mitarbeiter.
3	Leistung erfragen	Der Assistent fragt nach dem gewünschten Service und ruft die verfügbare Leistungsliste ab. Der Kunde kann mehrere Leistungen für einen Termin kombinieren.
4	Terminwunsch	Der Assistent fragt nach dem bevorzugten Datum (bestimmter Tag oder schnellstmöglich) und der Tageszeit (vormittags/nachmittags).
5	Verfügbarkeit prüfen	Freie Zeitfenster werden abgerufen. Der Assistent bietet 2-3 passende Termine an. Alle Zeiten werden automatisch in Berliner Ortszeit angezeigt.
6	Bestätigung	Der Assistent wiederholt Datum, Uhrzeit und Leistung(en) und fragt nach ausdrücklicher Bestätigung.
7	Termin buchen	Der Termin wird im Werkstatt-System erstellt. Kundendaten werden automatisch aus der vorherigen Suche übernommen. Der Assistent bestätigt die erfolgreiche Buchung und verabschiedet sich.

Prompt anpassen

Damit der Sprachassistent Kundenanfragen korrekt den richtigen Leistungen zuordnet, sollten Sie im Prompt beschreiben, welche Leistungen es gibt und wie sie zugeordnet werden.

Leistungen im Prompt beschreiben

Fügen Sie im Abschnitt “Anliegen erfragen” Ihres Prompts eine Zuordnungslogik ein. Beispiel:

STRIKTE REGEL: Du darfst dem Kunden AUSSCHLIESSLICH Dienstleistungen anbieten,
deren NAME in der Liste von Leistungen abrufen vorkommt.

Bei mehrdeutigen Anfragen frage gezielt nach:
- "Bremsen" -> "Sollen die Bremsen vorne, hinten oder beides geprüft werden?"
- "Räderwechsel" -> "Haben Sie Ihre Räder bei uns eingelagert?"
- "Wischerblätter" -> "Vorne, hinten oder beides?"
- "Innenreinigung" -> "Klein oder groß?"

Nicht verfügbare Leistungen

Im Prompt sollten Sie klar definieren, was passiert, wenn ein Kunde eine Leistung anfragt, die nicht verfügbar ist:

Wenn der Kunde nach einer Leistung fragt, die NICHT in der Liste steht:
"Diesen Service kann ich leider nicht direkt buchen.
 Soll ich Sie an einen Mitarbeiter weiterleiten?"

Tipps & Best Practices

Tipp	Beschreibung
Leistungen beschreiben	Beschreiben Sie im Prompt jede auswählbare Leistung und wie Kunden danach fragen könnten. Das verhindert Fehlzuordnungen durch das KI-Modell.
Wenige Termine nennen	Lassen Sie den Assistenten immer nur 2-3 Termine vorschlagen, nicht alle verfügbaren. Sonst wird das Gespräch zu lang.
Datenschutz	Der Assistent sollte niemals persönliche Daten des Kunden nennen (Name, Adresse, Telefonnummer). Zur Bestätigung reichen Marke und Modell des Fahrzeugs.
Fehlerbehandlung	Definieren Sie im Prompt, dass der Assistent bei einem fehlgeschlagenen Buchungsversuch den Kunden sofort an einen Mitarbeiter weiterleitet.

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Voraussetzungen

1. JWT OAuth-Anbieter anlegen

2. KI-Sprachassistent (Voice Agent) erstellen

Einrichtung Schritt für Schritt

Schritt 1: Name und OAuth-Anbieter

Schritt 2: Filiale (Branch) auswählen

Schritt 3: Leistungen auswählen

Schritt 4: Funktionen auswählen

Leistungen (Dienstleistungen)

So funktioniert ein Anruf

Prompt anpassen

Leistungen im Prompt beschreiben

Nicht verfügbare Leistungen

Tipps & Best Practices

​Überblick

​Voraussetzungen

​1. JWT OAuth-Anbieter anlegen

​2. KI-Sprachassistent (Voice Agent) erstellen

​Einrichtung Schritt für Schritt

​Schritt 1: Name und OAuth-Anbieter

​Schritt 2: Filiale (Branch) auswählen

​Schritt 3: Leistungen auswählen

​Schritt 4: Funktionen auswählen

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