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Dieser Bereich besteht aus zwei Teilen: Benutzer – die Personen in Ihrem Team, die sich anmelden und Ihren Account nutzen können – und Gruppen – Teams, in denen Sie diese Personen zusammenfassen, um Tickets und Gespräche an die richtige Stelle zu verteilen.

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Benutzer

Auf der Seite „Benutzer” verwalten Sie die Personen, die sich anmelden und Ihren Account nutzen können. Laden Sie neue Kolleginnen und Kollegen ein, halten Sie deren Daten aktuell und entfernen Sie Personen, die keinen Zugriff mehr benötigen – alles an einem Ort.

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Was Sie tun können

  • Teammitglieder per E-Mail einladen
  • Alle Personen mit Zugriff sehen – mit E-Mail-Adresse und dem Datum, an dem sie hinzugefügt wurden
  • Name oder E-Mail-Adresse einer Person bearbeiten
  • Eine Person entfernen, die keinen Zugriff mehr haben soll

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Ein Teammitglied einladen

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Einladung öffnen

Klicken Sie oben rechts auf „Benutzer einladen”.
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Daten eingeben

Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein (Pflichtfeld). Optional fügen Sie Vorname und Nachname hinzu – das macht die Liste übersichtlicher.
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Einladen

Klicken Sie auf „Einladen”. Die neue Person erscheint sofort in Ihrer Liste.
So funktioniert die Einladung. Wenn Sie jemanden einladen, erhält die Person eine Einladung per E-Mail. Über den Link darin legt sie ihr eigenes Passwort fest und kann sich anschließend anmelden. Sie selbst legen das Passwort weder fest noch sehen Sie es.
Verwenden Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse. Private bzw. kostenlose E-Mail-Adressen – etwa Gmail, GMX, web.de, Yahoo, Outlook.com oder iCloud – können für Teammitglieder nicht verwendet werden und werden abgelehnt. Laden Sie Kolleginnen und Kollegen stattdessen mit ihrer Firmen-E-Mail-Adresse ein.

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Daten einer Person bearbeiten

Klicken Sie in der Zeile einer Person auf „Bearbeiten”, um Vorname, Nachname oder E-Mail-Adresse zu ändern, und klicken Sie anschließend auf „Speichern”. Das Feld E-Mail ist immer ein Pflichtfeld.

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Eine Person entfernen

Klicken Sie in der Zeile einer Person auf „Löschen” und bestätigen Sie. Das Entfernen einer Person ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden – sie verliert sofort den Zugriff auf Ihren Account.
  • Sie können sich nicht selbst entfernen. Ihre eigene Zeile ist mit (Sie) markiert und die Schaltfläche „Löschen” ist deaktiviert, damit Sie sich nicht versehentlich aussperren.
  • Die Arbeit geht nicht verloren. Wenn der Person Tickets zugewiesen waren, werden diese nicht gelöscht – sie werden lediglich nicht mehr zugewiesen, sodass Sie sie an jemand anderen übergeben können.

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Gruppen

Gruppen sind Teams, in denen Sie Personen zusammenfassen – zum Beispiel Support oder Vertrieb. Sobald eine Gruppe existiert, können Sie ihr Arbeit zuweisen: Das Feld Gruppe eines Tickets verweist zum Beispiel auf eine Gruppe, die Sie hier anlegen, sodass das richtige Team es übernimmt.

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Eine Gruppe erstellen

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Gruppe anlegen

Klicken Sie oben rechts auf „Neue Gruppe”.
2

Details eingeben

Geben Sie einen Namen ein (Pflichtfeld). Optional fügen Sie eine Beschreibung hinzu und wählen eine Farbe – die Farbe kennzeichnet den Gruppen-Chip, damit die Gruppe in Listen leicht zu erkennen ist.
3

Erstellen

Klicken Sie auf „Gruppe erstellen”.

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Mitglieder hinzufügen und entfernen

Klicken Sie in der Liste auf eine Gruppe, um sie zu öffnen. Klicken Sie unter Mitglieder auf „Mitglied hinzufügen” und wählen Sie ein Teammitglied aus, um es hinzuzufügen, oder klicken Sie auf das Entfernen-Symbol neben einem Mitglied, um es zu entfernen. Nur Personen, die bereits Zugriff haben – Ihre Benutzer –, können einer Gruppe hinzugefügt werden. Laden Sie eine Kollegin oder einen Kollegen also zuerst ein, falls sie noch nicht in der Liste stehen.

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Eine Gruppe bearbeiten

Öffnen Sie das ⋯-Menü in der Zeile einer Gruppe (oder öffnen Sie die Gruppe) und wählen Sie „Details bearbeiten”, um Name, Beschreibung oder Farbe zu ändern. Klicken Sie anschließend auf „Änderungen speichern”.

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Eine Gruppe löschen

Öffnen Sie das ⋯-Menü in der Zeile einer Gruppe und wählen Sie „Gruppe löschen”, dann bestätigen Sie. Das Löschen einer Gruppe ist endgültig. Tickets, die zu der Gruppe gehörten, werden nicht gelöscht – sie behalten ihre Daten, werden aber gruppenlos, sodass Sie sie einer anderen Gruppe neu zuweisen können.