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Überblick

Mit der Google-Sheets-Integration greift Ihr Voice Agent live auf Ihre eigene Google-Tabelle zu — im Telefongespräch genauso wie im Chat. Er liest Informationen daraus vor (Nachschlagen) oder trägt während des Gesprächs eine neue Zeile ein (Zeile schreiben). Sie verbinden Google einmal und erstellen daraus die gewünschten Tabellen-Tools.
Sicherheit: Sie werden zu Google weitergeleitet, um den Zugriff zu bestätigen. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt auf dem Server gespeichert und sind nur für Ihren Account zugänglich.

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Voraussetzungen

Bevor Sie eine Google-Sheets-Integration einrichten, benötigen Sie:
  • Ein Google-Konto
  • Eine eigene oder mit diesem Konto geteilte Google-Tabelle
  • Spaltenüberschriften in der ersten Zeile des gewünschten Arbeitsblatts — der Assistent ordnet die Spalten anhand dieser Überschriften zu. Ohne Überschriftenzeile lässt sich kein Google-Sheets-Tool einrichten

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Integration einrichten

  1. Öffnen Sie die Tools-Seite in der Sidebar und klicken Sie auf Tool erstellen
  2. Wählen Sie Google Sheets
  3. Klicken Sie auf Google-Konto verbinden — Sie bestätigen den Zugriff bei Google und kehren automatisch zur Anwendung zurück
Bereits verbunden? Haben Sie Google bereits für Google Kalender verbunden, können Sie dasselbe Konto verwenden — Sie erteilen dabei einmalig die zusätzliche Tabellen-Berechtigung (einmal neu verbinden). Ihr Kalender-Zugriff bleibt dabei erhalten. Ein zweites Konto ist nicht nötig.
  1. Wählen Sie über die Google-Dateiauswahl Ihre Tabelle und anschließend das gewünschte Arbeitsblatt
  2. Wählen Sie den Werkzeugtyp — Nachschlagen oder Zeile schreiben — und konfigurieren Sie die Spalten (siehe Werkzeugtypen)
  3. Klicken Sie auf Erstellen
  4. Öffnen Sie den gewünschten Voice Agent, wechseln Sie in den Tools-Tab und aktivieren Sie dort das neue Google-Sheets-Tool
Gemeinsame Tools: Wie alle Tools steht auch das Google-Sheets-Tool nach dem Erstellen global zur Verfügung. Sie müssen es pro Voice Agent nur noch im Tools-Tab aktivieren. Mehr dazu unter Tools.

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Werkzeugtypen

Bei der Einrichtung entscheiden Sie sich pro Tool für einen der beiden Typen.

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Nachschlagen

Der Assistent beantwortet Fragen live aus Ihrer Tabelle — nur lesend. Er findet die passende Zeile auf eine von zwei Arten:
  • Anhand der Rufnummer — am Telefon wird die Rufnummer des Anrufers automatisch erkannt; der Anrufer muss nichts angeben. Im Chat kann der Kontakt seine Nummer selbst nennen. Rufnummern in der Tabelle müssen im internationalen Format vorliegen, z. B. +49 176 0000002.
  • Anhand eines Stichworts, das der Anrufer oder Chat-Kontakt nennt (z. B. eine Bestell- oder Kundennummer). Sie legen fest, in welcher Spalte gesucht wird.
Halten Sie die Suchspalte möglichst eindeutig (z. B. eine Bestellnummer) für eine klare Antwort — gibt es mehrere Zeilen mit demselben Wert, erhält der Assistent alle Treffer. Anschließend wählen Sie, welche Spalten der Assistent zurückerhält — bis zu drei. Für jede Spalte können Sie einen sprechfreundlichen Namen vergeben, falls die Spaltenüberschrift technisch oder abgekürzt ist. Damit der Assistent das Tool zuverlässig nutzt, sollte Ihr Prompt beschreiben, wofür es gedacht ist, sowie typische Suchbegriffe oder Stichwörter, die Anrufer dafür verwenden.

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Zeile schreiben

Der Assistent trägt während des Gesprächs eine neue Zeile in Ihre Tabelle ein. Für jede Spalte legen Sie fest, woher der Wert kommt:
  • Vom Anrufer erfragen — Sie beschreiben kurz, was erfasst werden soll, der Assistent fragt gezielt danach.
  • Automatisch — Zeitstempel oder Rufnummer des Anrufers, ohne Rückfrage.
Einzelne Spalten können Sie als optional markieren, wenn die Zeile auch ohne diese Angabe gespeichert werden darf. Beschreiben Sie in Ihrem Prompt, wann eine Zeile eingetragen werden soll und welche Angaben dafür nötig sind, damit der Assistent zum richtigen Zeitpunkt danach fragt.
Möchten Sie auf derselben Tabelle sowohl nachschlagen als auch schreiben, legen Sie zwei Google-Sheets-Tools an — eines pro Werkzeugtyp. Beide können auf dieselbe Tabelle und dasselbe Arbeitsblatt zeigen.

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Anwendungsbeispiele

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Bestell- und Lieferstatus (Nachschlagen)

Ihre Tabelle enthält zum Beispiel Bestellnummer, Status, Sendungsnummer und Lieferdatum: Ruft ein Kunde an oder schreibt er im Chat, nennt oder tippt er seine Bestellnummer — der Assistent findet die passende Zeile und liest Status, Sendungsnummer und voraussichtliches Lieferdatum vor.

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Mitgliedschaft und Kontostatus per Rufnummer (Nachschlagen)

Ihre Tabelle enthält Rufnummer, Name, Mitgliedschaft, Gültigkeit und die Anzahl verbleibender Termine: Ruft dieses Mitglied an, erkennt der Assistent die Rufnummer automatisch und nennt den aktuellen Status: „Ihre Mitgliedschaft ist bis zum 31. März 2027 gültig, Sie haben noch drei Termine übrig.” Der Anrufer muss dafür weder etwas buchstabieren noch eine Nummer nennen — das ist die Stärke dieser Erkennung am Telefon.

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Rückrufe und Anfragen erfassen (Zeile schreiben)

Ihre Tabelle enthält Datum, Name, Rufnummer, Anliegen und beste Erreichbarkeit: Außerhalb Ihrer Öffnungszeiten hinterlässt ein Anrufer Name, Rückrufnummer und Anliegen. Der Assistent trägt automatisch eine neue Zeile ein — Ihr Team arbeitet die Liste am nächsten Morgen direkt in der Tabelle ab.
Weitere Ideen: Auch Preis-, Verfügbarkeits- oder Bestandsauskünfte lassen sich mit Nachschlagen umsetzen — die Tabelle, die Sie ohnehin schon pflegen, wird direkt zur Wissensquelle für Ihren Voice Agent.