Skip to main content

​
Was ist “Assistent nach Zeitplan”?

Normalerweise beantwortet immer derselbe Voice Assistent alle Anrufe, die auf einer Rufnummer eingehen. Mit Assistent nach Zeitplan legen Sie fest, dass zu bestimmten Zeiten ein anderer Voice Assistent ans Telefon geht — ohne dass Sie die Rufnummer wechseln oder Ihren Anrufern etwas Neues mitteilen müssen. Ein Beispiel: Tagsüber beantwortet Ihr Standard-Assistent alle Anfragen. Ab 18 Uhr und am Wochenende übernimmt ein Bereitschafts-Assistent, der nur Notfälle aufnimmt und alles andere auf den nächsten Werktag verweist.
Nicht zu verwechseln mit Anrufweiterleitung oder Warmer Anrufweiterleitung. Bei einer Anrufweiterleitung und bei der Warmen Anrufweiterleitung wird ein Anruf mitten im Gespräch an einen Mitarbeiter übergeben. Bei Assistent nach Zeitplan bleibt der Anruf bei der KI: Es wechselt lediglich, welcher Voice Assistent ihn beantwortet — und diese Entscheidung fällt, bevor das Gespräch beginnt.

​
Wann sollte ich das verwenden?

  • Außerhalb der Geschäftszeiten: abends und nachts ein kürzerer Assistent, der nur Rückrufwünsche aufnimmt
  • Wochenende und Feiertage: ein Assistent mit anderer Begrüßung und anderen Erwartungen
  • Bereitschaftsdienst: ein Assistent, der ausschließlich Notfälle behandelt
  • Mittagspause: ein Assistent, der auf die Zeit nach der Pause verweist
  • Betriebsferien: ein Urlaubs-Assistent für einen festen Zeitraum

​
Wie es funktioniert

Sobald ein Anruf auf der Rufnummer eingeht, prüft die Plattform Ihren Zeitplan:
  1. Trifft eine Regel auf den aktuellen Wochentag und die aktuelle Uhrzeit zu, beantwortet der in dieser Regel ausgewählte Voice Assistent den Anruf — mit seinen eigenen Anweisungen, seinen eigenen Tools und seiner eigenen Stimme.
  2. Trifft keine Regel zu, beantwortet der Assistent den Anruf, dem die Rufnummer zugewiesen ist — also genau wie ohne Zeitplan.
Der Anrufer merkt davon nichts: Es klingelt dieselbe Rufnummer, und es nimmt sofort jemand ab.

​
Zeitplan einrichten

1

Bereich öffnen

Öffnen Sie den Assistenten, dessen Rufnummer Sie steuern möchten, und wechseln Sie zum Tab Erweitert. Klappen Sie unten den Bereich Assistent nach Zeitplan auf.
2

Zeitzone wählen

Klicken Sie auf Konfigurieren und wählen Sie zuerst die Zeitzone. Alle Zeiten im Zeitplan beziehen sich auf diese Zeitzone.
3

Regel hinzufügen

Klicken Sie auf Regel hinzufügen und wählen Sie den Voice Assistenten, der zu diesen Zeiten antworten soll. Tragen Sie darunter unter Wöchentliche Zeiten für jeden Wochentag die Zeiten ein, zu denen die Regel gelten soll. Übernehmen Sie die Regel mit Hinzufügen.
4

Vorschau prüfen

Sehen Sie sich vor dem Speichern die Wochenvorschau unter den Regeln an: Dort ist Tag für Tag dargestellt, welcher Assistent zu welcher Uhrzeit antwortet. Prüfen Sie, ob das Ihren Erwartungen entspricht — Lücken und Überschneidungen fallen hier sofort auf.
5

Speichern

Klicken Sie auf Speichern. Der Zeitplan ist damit aktiv.
Mit dem Schalter Zeitplan aktiv können Sie den gesamten Zeitplan später jederzeit vorübergehend ausschalten, ohne Ihre Regeln zu löschen.

​
Sondertage: Feiertage und Ausnahmen

Innerhalb einer Regel können Sie einzelne Tage anders behandeln als den Wochenplan — zum Beispiel Feiertage. Legen Sie dazu unter Sondertage einen Eintrag an. Zuerst wählen Sie, für welchen Tag der Eintrag gilt:
  • Genaues Datum — gilt nur an diesem einen Tag, z.B. der 24.12.2026
  • Jährlich — gilt jedes Jahr am selben Tag, z.B. jeder 1. Mai
Danach entscheiden Sie mit dem Schalter Diese Regel an diesem Sondertag überspringen, was an diesem Tag passieren soll:
  • Schalter eingeschaltet: Die Regel gilt an diesem Tag nicht. Greift keine andere Regel, beantwortet der Assistent den Anruf, dem die Rufnummer zugewiesen ist.
  • Schalter ausgeschaltet: Die wöchentlichen Zeiten der Regel werden an diesem Tag ignoriert. Es gelten ausschließlich die Zeiten, die Sie direkt für den Sondertag eintragen.
Feiertage einmal anlegen, jedes Jahr nutzen. Für wiederkehrende Feiertage wie den 1. Mai oder den 3. Oktober wählen Sie Jährlich — dann müssen Sie den Zeitplan nicht jedes Jahr anpassen. Für bewegliche Feiertage wie Ostern legen Sie ein genaues Datum an.

​
Gut zu wissen

Regeln dürfen sich zeitlich nicht überschneiden. Zwei Regeln, die zur selben Zeit gelten würden, lassen sich nicht speichern — die betroffenen Regeln werden farbig markiert. Sonst wäre nicht eindeutig, welcher Assistent antwortet. Passen Sie die Zeiten so an, dass sie sich nicht überlappen.
  • Ohne passende Regel bleibt alles wie vorher. Zeiten, die Sie nicht abdecken, beantwortet weiterhin der Assistent, dem die Rufnummer zugewiesen ist. Sie müssen also nicht die ganze Woche abdecken.
  • Der ausgewählte Assistent antwortet mit seiner eigenen Konfiguration — eigene Anweisungen, eigene Tools, eigene Stimme. Richten Sie ihn vollständig ein, bevor Sie ihn in einen Zeitplan aufnehmen.
  • Zeiten über Nacht sind möglich. Eine Zeit wie 22:00-06:00 gilt über Mitternacht hinaus und wird dem Tag zugeordnet, an dem sie beginnt.
  • Änderungen greifen sofort — für alle Anrufe, die nach dem Speichern eingehen.