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Ausgehende Anrufe (Outbound)

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Überblick

Mit Ausgehenden Anrufen initiieren Sie automatisierte, KI-gestützte Anrufe an Ihre Kontakte. Ein Voice Agent ruft die Zielnummer an und führt das Gespräch auf Basis seiner konfigurierten Anweisungen (Prompt), Tools und Wissensdatenbank. Typische Anwendungsfälle sind Terminerinnerungen und -bestätigungen, Informationsabfragen, Umfragen und Feedback sowie Status- und Benachrichtigungsanrufe. Für die Nutzung gibt es zwei Wege:
  • Anrufe starten (Schnellstart): für sofortige Ad-hoc-Anrufe an wenige Nummern (bis zu 10). Ideal zum Testen oder für spontane, kleine Aktionen.
  • Kampagnen: der empfohlene Weg für geplante, größere und personalisierte Aktionen – benannt, terminiert, mit bis zu 30 Empfängern und individuellen Werten pro Kontakt.
Hinweis: Bitte beachten Sie bei ausgehenden Anrufen stets die geltenden rechtlichen Bestimmungen (z. B. bei Werbeanrufen).

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Voraussetzungen

  • Mindestens ein aktiver Voice Agent (KI-Telefonassistent)
Hinweis: Wird bei der Einrichtung nach einer Anrufernummer gefragt (die beim Angerufenen angezeigte Rufnummer), verwenden Sie eine Telefonnummer aus Ihrem Placetel-Account im internationalen Format.

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Kampagnen

Kampagnen sind der empfohlene Weg, sobald Sie mehrere Kontakte planbar und personalisiert anrufen möchten. Gegenüber dem Schnellstart können Sie eine Kampagne benennen, auf einen Zeitpunkt terminieren, mit bis zu 30 Empfängern bestücken und per CSV pro Empfänger individualisieren. Bestehende Kampagnen finden Sie oben im Bereich „Kampagnen” (mit „Aktualisieren” zum Auffrischen des Status). Über Neue Kampagne öffnen Sie einen Assistenten, der Sie in vier Schritten durch die Einrichtung führt.

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Schritt 1 – Assistent

Wählen Sie den Voice Agent, der die Anrufe führen soll – er bestimmt Gesprächsverlauf, Tools und Wissensdatenbank. Anschließend vergeben Sie einen frei wählbaren Kampagnennamen. Fragt die Einrichtung zusätzlich nach einer Anrufernummer (die beim Angerufenen angezeigte Rufnummer), verwenden Sie eine Telefonnummer aus Ihrem Placetel-Account im internationalen Format (z. B. +4921154229976).

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Schritt 2 – Empfänger

Hier hinterlegen Sie, wer angerufen wird – auf zwei Wegen:
  • Manuell eingeben: Telefonnummern im internationalen Format, eine pro Zeile, bis zu 30 Nummern.
  • CSV hochladen: eine Empfängerliste als CSV-Datei. Das ist der Weg, um Anrufe pro Empfänger zu personalisieren (siehe Abschnitt „Personalisierung mit Variablen”). Eine Vorlage können Sie direkt herunterladen.

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Schritt 3 – Zeitplan

Legen Sie den Kampagnenstart mit Datum und Uhrzeit fest. Der erste Anruf erfolgt frühestens zu diesem Zeitpunkt.

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Schritt 4 – Überprüfen

Sie sehen eine Zusammenfassung aus Voice Agent, Kampagnenname, Empfängeranzahl und Zeitplan. Mit Kampagne starten wird die Kampagne angelegt und zum geplanten Zeitpunkt ausgeführt; über „Zurück” lassen sich vorherige Schritte korrigieren.

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Personalisierung mit Variablen

Damit jeder Empfänger individuell angesprochen wird (z. B. mit Name oder Termin), arbeiten Sie mit Variablen. Das Prinzip besteht aus zwei Teilen, die zusammenpassen müssen: Platzhalter im Prompt und Spalten in der CSV. 1. Platzhalter im Prompt des Voice Agents Im Prompt setzen Sie Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern, zum Beispiel:
„Guten Tag {{name}}, ich rufe an, um Ihren Termin am {{termin}} zu bestätigen.”
2. Passende Spalten in der CSV Jede Spaltenüberschrift Ihrer CSV entspricht genau einem Variablennamen. Die Spalte phone_number ist Pflicht – alle weiteren Spalten werden automatisch zu Variablen, die der Agent pro Empfänger im Gespräch einsetzt:
Beim Anruf an die erste Nummer ersetzt das System dann {{name}} durch „Frau Müller” und {{termin}} durch „15.07. um 10:00 Uhr” – und entsprechend für jeden weiteren Empfänger.
Wichtig: Spaltennamen und Platzhalter müssen exakt übereinstimmen ({{name}} ↔ Spalte name, inklusive Groß-/Kleinschreibung). Andernfalls bleibt die Variable leer. Nutzen Sie am besten die herunterladbare Vorlage als Ausgangspunkt.
Hinweis: Eine CSV lohnt sich vor allem dann, wenn sich die Werte je Empfänger unterscheiden. Soll jeder Empfänger denselben Wert hören, genügt ein einmal gesetzter Wert – im Schnellstart wählen Sie dazu „Gemeinsame Variablen” (ein Wert für alle Nummern) oder „Pro Ziel” (ein eigener Wert je Nummer).

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Anrufe starten (Schnellstart)

Für sofortige Anrufe an wenige Nummern nutzen Sie den Schnellstart unter „Anrufe starten”:
  1. Voice Agent auswählen – bestimmt, wie das Gespräch geführt wird.
  2. Telefonnummern eingeben – eine pro Zeile im Format +<Landesvorwahl><Nummer> (z. B. +491701234567), maximal 10.
  3. Optional Variablen befüllen – „Gemeinsame Variablen” für alle Nummern oder „Pro Ziel” für individuelle Werte je Nummer. Diese Auswahl erscheint, sobald der Prompt des gewählten Agents Platzhalter enthält.
  4. Anrufe auslösen – über „Jetzt Anrufe auslösen” werden die Anrufe gestartet.
Hinweis: Fragt die Seite nach einer Anrufernummer, verwenden Sie eine Telefonnummer aus Ihrem Placetel-Account im internationalen Format.
Für mehr als 10 Nummern oder geplante, personalisierte Aktionen nutzen Sie Kampagnen; für automatisierte, wiederkehrende Anrufe aus einer eigenen Integration die API.

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Status verfolgen & vergangene Aufträge

Den Status laufender Anrufe sehen Sie pro Nummer in der Tabelle „Ausgelöste Anrufe” (Telefonnummer, Anrufstatus, letzte Aktualisierung); noch nicht gestartete Anrufe lassen sich dort abbrechen. Unter Anrufverlauf finden Sie alle bisherigen Outbound-Aufträge und Kampagnen mit Voice Agent, Anzahl der Zielnummern sowie dem Ergebnis pro Nummer (z. B. erreicht, nicht erreicht, Mailbox).

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API-Zugang

Für automatisierte Integrationen erstellen Sie über „API-Token generieren” einen Bearer-Token und starten ausgehende Anrufe über die REST-API. Die Anleitung zu den einzelnen API-Aufrufen erhalten Sie auf Anfrage bei uns.
Wichtig: Der Token wird nur einmal angezeigt. Speichern Sie ihn sicher ab; bei Verlust muss ein neuer Token generiert werden.

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FAQ

Was ist der Unterschied zwischen „Anrufe starten” und einer Kampagne? „Anrufe starten” ist der Schnellstart für sofortige Ad-hoc-Anrufe an wenige Nummern (bis 10). Eine Kampagne wird benannt und terminiert, fasst bis zu 30 Empfänger (oder eine CSV-Liste) und erlaubt personalisierte Werte je Empfänger. Wie personalisiere ich Anrufe pro Empfänger (z. B. Name, Termin)? Setzen Sie im Prompt Platzhalter wie {{name}} und laden Sie in einer Kampagne eine CSV hoch, deren Spalten genauso heißen. Die Spalte phone_number ist Pflicht, jede weitere Spalte wird zur Variable für den jeweiligen Empfänger. Was passiert, wenn Spaltenname und Platzhalter nicht übereinstimmen? Die Variable wird dann nicht korrekt ersetzt und bleibt leer. Achten Sie auf identische Schreibweise (inkl. Groß-/Kleinschreibung) und nutzen Sie die Vorlage. Wie viele Nummern kann ich anrufen? Über die Oberfläche bis zu 10 Nummern im Schnellstart bzw. bis zu 30 Empfänger pro Kampagne. Für automatisierte, wiederkehrende Anrufe – zum Beispiel aus einer eigenen Integration heraus – nutzen Sie die API. Welches Format müssen die Telefonnummern haben? Internationales Format: +<Landesvorwahl><Nummer>, z. B. +491701234567. Wann startet eine Kampagne? Zum im Schritt „Zeitplan” gewählten Kampagnenstart – der erste Anruf erfolgt frühestens zu diesem Zeitpunkt. Was passiert, wenn der Angerufene nicht abnimmt? Der Anruf wird nach einer konfigurierten Zeit automatisch beendet und der Status entsprechend aktualisiert. Gibt es ein Limit für ausgehende Anrufe? Ja, pro Account gilt ein tägliches Limit. Ist es erreicht, werden weitere Anrufe am nächsten Tag fortgesetzt. Benötigen Sie mehr, beantragen Sie direkt auf der Seite über „Höheres Limit anfragen” ein höheres Limit.