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Was steuert die Transkriptaufbewahrung?

Mit der Transkriptaufbewahrung legen Sie pro Voice Agent fest, welche Transkriptionsdaten gespeichert werden dürfen. Dazu gehören insbesondere Gesprächstranskripte im Anrufverlauf und daraus abgeleitete Transkriptionsdaten.
Wichtig: Interne Archive bleiben für Analysen und Systemzwecke verfügbar. Die Aufbewahrungsmodi betreffen die Speicherung und Verfügbarkeit von Transkripten im Produkt.

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Die vier Aufbewahrungsmodi

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Vollständige Aufbewahrung

Transkriptionsdaten werden regulär gespeichert. Nachbearbeitung läuft wie gewohnt, und Gesprächsinhalte bleiben im Anrufverlauf verfügbar.

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Keine Aufbewahrung

Es werden keine Transkriptionsdaten gespeichert. Nachbearbeitungsaufgaben werden in diesem Modus nicht ausgeführt.

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Keine Aufbewahrung nach Post-Processing

Transkriptionsdaten werden nur vorübergehend für das Post-Processing bereitgehalten und danach gelöscht. Dieser Modus arbeitet auf Best-Effort-Basis: Auch wenn das Post-Processing fehlschlägt oder übersprungen wird, werden die Transkriptionsdaten anschließend trotzdem entfernt.

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Automatische Löschung

Transkripte werden zunächst gespeichert und nach der gewählten Frist automatisch gelöscht. Geeignet, wenn Gesprächsinhalte für einen begrenzten Zeitraum verfügbar sein sollen.

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Hinweise zur automatischen Löschung

Bei der automatischen Löschung wählen Sie eine feste Frist, zum Beispiel 1 Tag, 1 Woche oder 30 Tage. Nach Ablauf dieser Frist werden Transkriptionsdaten automatisch entfernt.
Wichtig für geteilte Aufnahmen: Wenn im Rahmen der Nachbearbeitung Aufnahmelinks per E-Mail oder auf anderem Weg geteilt wurden, werden diese Links nach Ablauf der Löschfrist ebenfalls widerrufen und sind anschließend nicht mehr aufrufbar.

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Hinweise zu “Keine Aufbewahrung nach Post-Processing”

Dieser Modus ist sinnvoll, wenn Sie Nachbearbeitung weiterhin nutzen möchten, aber Gesprächstranskripte nicht dauerhaft im System sichtbar behalten wollen.
  • Das Transkript wird nur solange vorgehalten, wie es für die Nachbearbeitung benötigt wird.
  • Nach Abschluss der Verarbeitung werden die Transkriptionsdaten entfernt.
  • Falls das Post-Processing fehlschlägt oder keine Verarbeitung stattfindet, wird das Transkript trotzdem gelöscht.
Praxis-Hinweis: Verwenden Sie diesen Modus, wenn Sie Post-Processing-Ergebnisse wie E-Mails, SMS oder API-Aufrufe weiterhin erzeugen möchten, ohne das eigentliche Gesprächstranskript dauerhaft verfügbar zu halten.

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Wo stelle ich die Aufbewahrung ein?

  1. Öffnen Sie Ihren Voice Agent im Bearbeitungsmodus.
  2. Wechseln Sie in den Reiter “Erweitert”.
  3. Scrollen Sie zum Bereich “Transkriptaufbewahrung”.
  4. Wählen Sie den gewünschten Aufbewahrungsmodus aus. Bei “Automatische Löschung” wählen Sie zusätzlich die gewünschte Frist.
Hinweis: Je nach gewähltem Modus können weitere Funktionen automatisch eingeschränkt werden. Beispielsweise ist die Gesprächsaufzeichnung bei Aufbewahrungsmodi ohne dauerhafte Transkriptspeicherung nicht verfügbar.

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FAQ-Vorschläge und Aufbewahrung

FAQ-Vorschläge benötigen gespeicherte, noch verfügbare Gesprächstranskripte. Die Funktion unterstützt Vollständige Aufbewahrung sowie Automatische Löschung, solange die Frist noch nicht abgelaufen ist. Bei Keine Aufbewahrung oder Keine Aufbewahrung nach Post-Processing ist die FAQ-Analyse nicht verfügbar. Wenn Sie auf einen dieser beiden Modi wechseln, wird die FAQ-Analyse deaktiviert. Unabhängig von der Aufbewahrung ist die FAQ-Analyse in Realtime Conversation nicht verfügbar. Beim Wechsel in diesen Gesprächsmodus wird sie ebenfalls deaktiviert. Das Sammeln mehrerer Gespräche für eine Analyse verlängert die Aufbewahrungsfrist nicht. Abgelaufene Gesprächsgrundlagen können dazu führen, dass Vorschläge nicht mehr zur Prüfung verfügbar sind. Bereits ausdrücklich übernommene Antworten bleiben als FAQ in Ihrer Wissensdatenbank; sie werden dort getrennt verwaltet.